Generelle regler for journalføring og oppbevaring av tannhelseinformasjon i de nordiske landene

Ved rettsodontologisk identifisering av en ukjent person er rettsodontologen avhengig av tilstrekkelig kvalitet på ante mortem-data. Derfor er nøyaktig og grundig journalføring avgjørende. De fleste tannjournaler er i dag digitale (figur 2), men rettsodontologen kan også møte andre former for tannjournaler, som eldre håndskrevne journaler. Det er essensielt å innhente alle tilgjengelige tannjournaler, uavhengig av kvalitet og alder, siden alle opplysninger kan være verdifulle i identifiseringsprosessen.

Plikten og reguleringene for journalføring i privat og offentlig tannhelsetjeneste er i de nordiske landene fastsatt i de nasjonale lovverkene i hvert land: Bekendtgørelse om autoriserede sundhedspersoners patientjournaler [8] og Vejledning om journalføring på det tandfaglige område i Danmark [9], Patientdatalagen (SFS 2008:355) og Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården (HSLF-FS 2016:40) i Sverige [10][11], Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 703/2023 i Finland [12], Helsepersonelloven § 39 i Norge [13] og Lög um sjúkraskrár 55/2009 på Island [14]. Alle disse reguleringene slår fast at autorisert helsepersonell, som tannleger og tannpleiere, har plikt til å føre pasientjournaler med nødvendig informasjon for å sikre trygg og effektiv behandling. Alle nordiske land opprettholder høy standard for tannjournalføring, og praksisen er lik på mange områder. Fra et rettsodontologisk perspektiv er følgende momenter ved tannjournalene det viktigste: Journalen skal inneholde pasientens fulle navn, fødselsdato og eventuelt beskyttet identitetskode. Journalen må være tydelig, med standardiserte forkortelser, og alle innføringer skal dateres på behandlingsdagen. Diagnoser skal dokumenteres før behandling og underbygges med røntgenbilder eller fotografier ved behov. Behandlingsdetaljer, inkludert eventuelle dentale materialer som er benyttet, må registreres. Ved henvisninger skal spesialistens kontaktopplysninger inkluderes. Et tannstatusskjema (odontogram) skal helst fylles ut ved første besøk og oppdateres kontinuerlig. Det er fra et rettsodontologisk perspektiv svært verdifullt at eventuell tidligere utført tannbehandling registreres i tannjournalen. Hver innføring i journalen må kunne tilskrives den klinikeren som er ansvarlig.

Røntgenbilder og fotografier anses som en del av journalen og skal oppbevares deretter. Røntgenbilder må merkes med pasientens navn og undersøkelsesdato, og skriftlige tolkninger av bildene skal også inngå i journalen. Det er ikke lovpålagt i alle land å lagre studie- og arbeidsmodeller i journalen, men disse kan være viktige i klinikken for å vurdere behandlingsresultater, og bør oppbevares etter behandling. I rettsodontologisk identifiseringsarbeid kan disse være svært verdifulle. På grunn av lagringsutfordringer kan det være praktisk å fotografere eller skanne modellene. Hvis fotografier erstatter modellene, skal bildene av modellene inngå i journalen.

I Danmark, Sverige og Norge plikter tannhelsepersonell å oppbevare tannjournaler i ti år etter siste innføring [8][9][10][13]. I Finland skal tannjournaler oppbevares i 12 år etter dødsfall eller 120 år etter fødsel [12]. På Island er det forbudt å destruere tannjournaler med mindre det gis tillatelse etter artikkel 24 i arkivloven nr. 77/201 [15]. Islandske tannjournaler som av ulike grunner ikke lenger kan oppbevares hos tannlegen, for eksempel ved avvikling av tannlegepraksis, skal sendes til Islands nasjonalarkiv i et spesifikt format for å sikre at journalene kan hentes ut ved behov [14][15].

Figur 2

Tannummereringssystemer

Ulike måter å notere tannummer på kan skape forvirring ved innhenting av ante mortem-data på ofre fra ulike land, for eksempel ved store ulykker. Det har dessverre hittil ikke latt seg gjøre å standardisere måten tannleger noterer tenner på. Figur 3 viser fire ulike tannummereringssystemer som fortsatt er i utstrakt bruk internasjonalt. FDI-systemet (World Dental Federation) er foreslått av ISO som et standardisert system som bør brukes over hele verden [16], og det er dette tannnummeringssystemet som anbefales av Interpol for DVI-arbeid [7]. FDI-systemet brukes i de fleste nordiske land i dag. Imidlertid er Victor Haderup-systemet fortsatt i bruk blant en del klinikere i Danmark, mens tannleger i USA insisterer på å bruke sitt Universal-system. Palmer-systemet brukes i stor utstrekning i Storbritannia. Rettsodontologer kan også finne andre tannummereringssystemer i eldre nordiske tannjournaler, i tillegg til at tannummereringssystemene kan være spesialtilpasset av regioner, institusjoner eller behandlere. Ved tolkning av gamle tannjournaler anbefales det derfor alltid å se etter en forklarende figur eller et tannstatusskjema i journalen. Hvis man er usikker, kan man sammenlikne med tannummereringsskjemaene som presenteres i figur 3.

Figur 3

Hvordan kan politiet få tilgang til tannjournaler til bruk i identifisering av savnede personer?

Tilgang til tannjournaler reguleres av strenge lover og retningslinjer for å sikre pasientens personvern og konfidensialitet. I alle nordiske land kan politiet be om tilgang til tannjournaler for å bistå med identifisering av savnede personer [8][9][13][14][17][18][19].

I Sverige gjør et statlig finansiert tannhelsetilskudd det mulig å spore hvilke tannklinikker som har gitt tannbehandling til en pasient, da innbyggere over 20 år mottar tilskudd, mens yngre får gratis tannbehandling [20][21]. Den svenske Socialforsäkringsmyndigheten (Försäkringskassan) er ansvarlig for utbetaling av tilskudd til voksne, og oppbevarer opplysninger om alle tannlegebesøk [21]. Politiet kan derfor kontakte Socialforsäkringsmyndigheten for å få navnet på behandlende tannlege, og deretter ta direkte kontakt med vedkommende tannlege.

I Danmark, når en pasient har vært til behandling på en tannklinikk, vil tannlegens leverandørnummer og pasientens personnummer kobles sammen. Dansk politi kan derfor, ved å kontakte helsemyndighetene, finne frem til den savnede personens tannlege. Hvis den savnede er under 21 år, kan politiet be om journalen fra den offentlige tannhelsetjenesten.

På Island krever tilgang til tannjournaler, både gjennom den nasjonale helseforsikringsdatabasen eller direkte fra tannleger, samtykke fra en pårørende i henhold til artikkel 15 i Lög um sjúkraskrár [14]. Den islandske helseforsikringen (Sjúkratryggingar Íslands) [22] fører en database over tannbehandlingsjournaler, ettersom de dekker deler av tannutgiftene for spesielle grupper, inkludert barn under 18 år, funksjonshemmede og pensjonister over 67 år. For personer utenfor disse kategoriene må politiet kontakte pårørende for å finne ut om de har informasjon om tannlege. Eldre tannjournaler oppbevares som nevnt av Islands nasjonalarkiv [15].

I Finland tilbys tannbehandling både i offentlig og privat sektor, og journaler kan innhentes fra begge tjenestene. Finland er delt inn i 21 velferdstjenestefylker som tilbyr tannbehandling fra det offentlige. Tannbehandling i privat praksis kompenseres delvis av den finske trygdeinstitusjonen (KELA), som derfor kan opplyse om hvilken privatklinikk den savnede eventuelt har gått til. Det nasjonale helseinformasjonssystemet (Kanta-tjenester) har et nasjonalt pasientjournalarkiv, men verken politi eller rettsodontologer har tilgang til Kanta-tjenester etter at en person er avdød [12].

I Norge finnes det foreløpig ikke noe nasjonalt tannjournalregister, verken i den offentlige tannhelsetjenesten (DOT) eller hos private tannleger. Hvis politiet vet hvilket fylke den savnede bodde i, kan de kontakte DOT i det fylket og be dem undersøke om de har en tannjournal. Voksne mottar for det meste tannbehandling i privat praksis, men enkelte kliniske prosedyrer kan delvis kompenseres av Helfo. Politiet kan derfor også kontakte Helfo for informasjon om hvilken tannlege som har behandlet den savnede. Som oftest må politiet imidlertid utføre et etterforskningsarbeid for å finne ut hvilken tannlege den savnede har gått til, for eksempel ved å spørre pårørende og venner, eller lete hjemme hos den savnede etter regninger og innkallingskort fra tannlege.

I alle de nordiske landene er det politiets ansvar å etterspørre ante mortem-tannjournaler. Dette kan i noen tilfeller by på problemer. Det kan være tid- og ressurskrevende for politiet å finne ut hvilken tannlege eller tannklinikk som har behandlet personen, særlig i land uten nasjonalt register. En annet utfordring er at politiet verken har mulighet eller kompetanse til å vurdere om tannjournalen er komplett. De kan således ende med å innhente journalopplysninger som ikke er tilstrekkelige til at rettsodontologene kan utføre identifiseringsarbeidet basert på dem.

Forfatterne ønsker derfor å avslutte denne artikkelen med en liste over de delene av en tannjournal som vi ønsker at politiet får med når de anmoder om utlevering av tannjournalen til en savnet person:

• Tannlegen/tannklinikkens navn og kontaktinformasjon

• Navn og personnummer på den savnede

• Alle skriftlige tannjournaler (komplett fra første- til siste besøk)

• Alle dentale røntgenbilder (digitale eller originale analoge bilder) og andre radiologiske undersøkelser. Merk: Utskrifter av røntgenbilder har vanligvis for dårlig kvalitet

• Alle kliniske fotografier

• Alle modeller av tannsettet (analoge eller digitale skanninger)

• Et oppdatert odontogram (f.eks. skjermbilde fra digital pasientjournal)

• Henvisninger og epikriser fra annet helsepersonell

• Relevante dokumenter fra tanntekniker

• Annen informasjon som du tror kan ha verdi i identifiseringsprosessen

Det er viktig å understreke at rettsodontologer aldri vil vurdere tannlegene ut fra tannjournalene. Rettsodontologene har verken ønske om eller plikt til å rapportere mulig feilbehandling eller malpraksis til myndighetene. Deres mandat er utlukkende å utføre sikker identifisering, og til det trenger de komplette tannjournaler.

Oppsummering og konklusjon

Prosessen med rettsodontologisk identifisering er sterkt avhengig av kvaliteten og nøyaktigheten på tannjournalene. Dette understreker behovet for standardiserte journalføringspraksiser på tvers av landegrenser. Alle de nordiske landene har høye standarder og et sammenlignbart lovverk for journalføring, og de utgjør således et godt eksempel på internasjonalt samarbeid og regulatorisk samkjøring, som sikrer effektive rettsodontologiske prosesser av høy kvalitet. Beskyttelse av pasientens personvern, samt gode prosedyrer for tilgang til journalene, legger til rette for rettsodontologiske undersøkelser og understreker viktigheten av en integrert tilnærming til rettsodontologisk identifisering.