Hvor lenge må pasientjournalen oppbevares?

Jeg har hørt at man som tannlege ikke trenger å oppbevare pasientjournaler i mer enn 10 år. Er dette riktig?

Svar: Nei, dette er ikke nødvendigvis riktig.

Reglene om oppbevaring av pasientjournaler følger av § 14 i journalforskriften. Det oppstilles der et krav om at journaler må oppbevares til det ikke lenger antas å bli bruk for dem. Det stilles altså ikke et eksplisitt krav til hvor lenge journaler skal oppbevares i en tannleges praksis. Det må i stedet foretas en konkret vurdering i forhold til hver enkelt pasients journal, noe som betyr at man etter omstendighetene vil kunne være pliktig til å oppbevare en journal i mer enn 10 år. En tannlegevirksomhet kan med andre ord ha journaler som ikke er i aktiv bruk, men som (foreløpig) ikke kan slettes.

Når det har gått 10 år siden siste føring i journalen, kan journalen imidlertid oppbevares utenfor virksomheten. Vær oppmerksom på at oppbevaring av journaler i offentlig virksomhet reguleres av arkivlovens bestemmelser om offentlige arkiver, herunder bestemmelsene om bevaring, kassasjon og avlevering til statlig, fylkeskommunalt eller kommunalt arkivdepot. Journaler i privat virksomhet kan derimot avleveres til et offentlig arkivdepot eller deponeres i annen oppbevaringsinstitusjon.

Selv om det ikke er et krav, bør en tannlege alltid vurdere oppbevaringstiden også ut fra hensynet til å kunne etterprøve hvilken tannhelsehjelp som er gitt og ut fra behovet for dokumentasjon i en slik sammenheng.