Hvor lenge må papirjournaler oppbevares?

Jeg har nylig overtatt en tannklinikk, og det følger med et større arkiv av eldre pasientjournaler på papir. Jeg ønsker å digitalisere det som må bevares, men er usikker på hva som skal gjøres med papirjournalene etterpå. Hvor lenge skal slike journaler oppbevares, og finnes det en fast tidsgrense for når de kan slettes? Jeg har hørt at pasientjournaler kan slettes etter ti år.

Svar:
Det finnes ingen generell tidsgrense for hvor lenge pasientjournaler skal oppbevares. Etter pasientjournalloven § 25 skal helseopplysninger oppbevares så lenge det, av hensyn til helsehjelpens karakter, fortsatt kan antas å være behov for dem. Loven angir ikke et bestemt antall år, men legger opp til at det må foretas en konkret tannhelsefaglig vurdering i hvert enkelt tilfelle. Med andre ord gjelder det ikke noen fast regel om at journaler automatisk kan slettes etter for eksempel ti år.

Ved vurderingen av oppbevaringstid bør det også tas hensyn til behovet for etterprøvbar dokumentasjon. Journalen er grunnlaget for å kunne vise hvilken behandling som faktisk er gitt og hvilke faglige vurderinger som lå til grunn for behandlingen. Dette kan blant annet få betydning ved kontroll fra Helfo, i saker for Norsk pasientskadeerstatning (NPE) eller dersom det senere oppstår spørsmål om den helsehjelpen som er ytt.

Eldre papirjournaler kan digitaliseres. Når journaldokumentene er overført på forsvarlig måte, kan de fysiske originalene tilintetgjøres, jf. pasientjournalforskriften § 16. Det forutsetter at opplysningene er korrekte og fullstendig tilgjengelige i pasientens elektroniske journal.

Journalene må makuleres på en forsvarlig måte slik at uvedkommende ikke får tilgang til opplysningene. Ifølge Riksarkivet er sikre metoder for makulering blant annet kutting, brenning og oppmaling.