Litt om de ulike rapporterings-pliktene som finnes i dag

1) Melding til Aa-registeret (arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret). Aa-registeret er et dataregister over arbeidsforhold i Norge. Registeret viser koblingen mellom virksomhetenes organisasjonsnummer og arbeidstakerens fødselsnummer. NAV bruker registeret i behandlingen av søknader om ytelser, arbeidet med å redusere sykefraværet, utarbeidelse av statistikk, utbetaling og refusjon av sykepenger og avdekking av trygdemisbruk. Registeret brukes også av skattemyndighetene, Statistisk sentralbyrå, politiet og Arbeidstilsynet.

Når arbeidsforholdet varer i mer enn syv dager og det er grunn til å tro at den ansatte vil ha en gjennomsnittlig arbeidstid på fire timer eller mer per uke, plikter arbeidsgiveren å rapportere til Aa-registeret. Rapporteringen skal gjøres innen fredag uken etter at arbeidsforholdet startet. Endringer i og opphør av arbeidsforhold skal også rapporteres innen fredag uken etter.

I tillegg inneholder Aa-registeret informasjon om arbeidsgiverne. Mesteparten av arbeidsgiveropplysningene hentes fra Enhetsregisteret i Brønnøysund, som skal ha melding når arbeidsgiver skal endre navn på foretaket, telefon- og telefaksnummer, e-postadresse og internettadresse, forretnings- og postadresse, næringskode /næringsvirksomhet, opprette nye virksomheter under foretaket, nedlegge eller selge virksomheter, avvikle alle arbeidsforhold i foretaket eller i en av virksomhetene eller endre kontaktperson i foretaket.

2) Lønns- og trekkoppgaven viser hva arbeidsgiver har utbetalt til den ansatte i løpet av året. Den viser også hvor mye vedkommende er trukket i skatt og folketrygdavgift. Arbeidsgiver skal sende kopi av lønns- og trekkoppgaven både til arbeidstaker og til skatteetaten.

3) Terminoppgaver for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. Senest den 15. i månedene januar, mars, mai, juli, september og november skal arbeidsgiver sende terminoppgave som viser forskuddstrekk, samt beregnet arbeidsgiveravgift for de to foregående månedene. Grunnlaget for beregningen er lønn og annet vederlag for arbeidsinnsats utbetalt de to foregående månedene. Arbeidsgiveravgiften og forskuddstrekket skal betales til skatteoppkreveren i den kommunen hvor foretaket hører hjemme eller har sitt hovedkontor.

4) Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk skal arbeidsgiver sende skatteoppkrever sammen med lønns- og trekkoppgavene dersom disse er levert på papir. For arbeidsgivere som leverer lønns- og trekkoppgaver via Altinn, fyller Skatteetaten ut en årsoppgave basert på de opplysningene som innberettes. Den elektroniske årsoppgaven oversendes direkte til skatteoppkrever fra Skatteetaten.

5) Oppgave til lønnsstatistikk sendes i dag til SSB av alle arbeidsgivere i offentlig sektor og et utvalg arbeidsgivere innenfor alle næringer i privat sektor.

Den nye a-ordningen

Fra 1. januar 2015 innføres altså a-ordningen, som er en samordnet elektronisk innrapportering til NAV, Skatteetaten og SSB, av inntekts- og arbeidsforhold og skattetrekksopplysninger. Ordningen vil innebære en betydelig forenkling for arbeidsgiverne, som i dag rapporterer en del av den samme informasjonen til de tre etatene, men til ulike frister og gjennom ulike kanaler. I a-meldingen skal arbeidsgiver bl.a. gi opplysninger om alle ansatte og status på deres arbeidsforhold, hvilke ytelser arbeidstakerne mottar, samt fradrag og forskuddstrekk som er foretatt.

A-meldingen skal leveres elektronisk og kan sendes direkte fra lønns- og personalsystemet eller via Altinn. Den skal leveres hver måned og første frist er 5. februar (opplysninger gjeldende for januar). Arbeids- og inntektsopplysningene blir dermed registrert hos det offentlige i samme takt som de genereres hos arbeidsgiverne. Både utbetalinger av ytelser fra NAV og skatteberegninger gjennomført av Skatteetaten vil dermed bli foretatt på bakgrunn av mer oppdaterte tall enn i dag. Videre vil SSB få opplysninger om alle, og ikke bare et utvalg av, arbeidsgivere i Norge, noe som igjen vil danne grunnlag for sikrere statistikk om det norske arbeidsmarkedet.

I løpet av 2015 skal det også bli mulig for arbeidsgivere og arbeidstakere å få tilgang til hvilke opplysninger som er rapportert inn om arbeidsforholdet. På denne måten vil det være mulig for partene i arbeidsforholdet å fortløpende ta ut rapporter og kontrollere om informasjonen som er registrert er korrekt.

Det er viktig at alle arbeidsgivere nå forbereder seg på innføringen av den nye a-ordningen og de plikter den medfører. Har man tenkt å foreta innrapportering av a-meldingen gjennom lønnssystemet er det viktig å sørge for at man har en versjon av systemet som er innrettet på a-meldingen. Dersom man velger rapportering gjennom Altinn, er det viktig å få tilgang til Altinn for dem som ikke allerede har det.

På Altinns nettsted finnes det mye nyttig informasjon om både den nye a-ordningen og a-meldingen, se følgende lenke: www.altinn.no/a-ordningen. Her finnes bl.a. informasjon om hvordan arbeidsgiverne kan forberede seg på ordningen og hvordan rapporteringen skal gjennomføres. Svar på en rekke praktiske spørsmål finnes også på denne lenken.