Valg av elektronisk pasientjournal – hva er viktig?
Når du skal velge elektronisk pasientjournal (EPJ) gjelder egentlig det samme som for alt annet innenfor IT. Prioriteringslisten er:
1. Lovlighet
2. Effektivitet/brukervennlighet
3. Pris
Journalsystemet må være lovlig i drift. Det betyr at det må ha de nødvendige funksjoner for at du som tannlege skal kunne bruke det på en lovlig måte. I seg selv er det ingen formelle krav til en EPJ. I Norge kan man fullt lovlig selge en EPJ som ingen lovlig kan bruke. Det er heller ikke mulig for de fleste tannleger å kontrollere systemet.
Den beste måten du som tannlege kan sikre deg at EPJen oppfyller nødvendige krav er å legge ved en kravspesifikasjon, og la denne bli en del av kjøpekontrakten. Da har du i det minste mulighet for å holde leverandøren ansvarlig for manglende levering hvis noe skulle gå galt. En slik kravspesifikasjon er laget av ELIN-t. Denne heter EPJ-tannhelse og ligger på www.elint.no Spesifikasjonen er kvalitetssikret av Helsedirektoratet og Datatilsynet. Hvis leverandøren ønsker å ta forbehold i forhold til denne bør du være bevisst på hva dette innebærer. Forbehold i forhold til funksjonelle krav har ingen betydning for sikkerheten, men for brukeropplevelsen. Dette kan du fint godta hvis du ikke føler du trenger denne funksjonen. Forbehold i forhold til obligatoriske krav kan gå på sikkerheten løs og vil ofte kreve andre sikkerhetstiltak som erstatning. Da må du være mer forsiktig.
En annen mulighet for å kontrollere om EPJen er god nok er å se om den er verifisert av ELIN-t. ELIN-t tester de to leverandørene som er en del av ELIN-t prosjektet, og jobber for å tilby tilsvarende test til andre leverandører. At en leverandør ikke er verifisert her betyr ikke nødvendigvis at den ikke er god nok.
Effektivitet er nøkkelen i enhver praksis. Hvordan du som bruker opplever programmet er det vanskelig å si noe universelt om. Hvis du har mulighet til det vil det være å anbefale at du skaffer deg en demonstrasjonsversjon av flere EPJer før du tar ditt valg. IKKE bare se på en demonstrasjon, den viktigste følelsen av en EPJ får du når du aktivt bruker den selv. Men bruk litt tid, systemer som virker vanskelige og uvante til å begynne med kan ofte være de beste når du har kommet i gang.
Noen grunnleggende ting bør være med nå du vurderer pakke:
EPJen bør ha innebygget funksjon for toveis SMS-varsling. Det vil si at du både skal kunne sende innkalling eller varsle pasientene om time, og at en bekreftelse fra pasienten skal kunne registreres automatisk.
EPJen må ha mulighet til helelektronisk innsending til HELFO over Norsk Helsenett. Dette bør inkludere at EPJ-leverandøren også leverer en kommunikasjonsmodul som trengs. Denne skal ikke du som tannlege behøve å kjøpe på siden (men du må sikkert betale for den gjennom kjøp av EPJ).
EPJ-leverandøren bør i størst mulig grad kunne levere deg en fullstendig pakke, denne bør kunne inneholde:
EPJ-programmet med åpning for all den funksjonaliteten du ønsker (regnskap, kassadagbok, HELFO-regninger osv.)
EDI-modul, også kalt kommunikasjonsmodul (denne vil være «usynlig» i daglig bruk).
Nødvendige sikkerhetssertifikater (virksomhetssertifikat, personlig sertifikat).
SMS-kommunikasjon
Fjernsupport, det vil si mulighet for å hjelpe til med installasjon og vedlikehold over nett. (Hvis du føler du trenger hjelp.)
Tydelig prisstruktur. Leverandørene har forskjellig betalingsstruktur. Noen tar for en hel pakke, andre tar litt for hver del. Noen tar høy inngangsbillett og lave vedlikeholdskostnader, andre motsatt. Se på totalbeløpet for det du ønsker å kjøpe, både i innkjøp og over tid.
Oppfordringen er enkel å gi og vanskelig å oppfylle: Vær en krevende kjøper, dette er et meget viktig verktøy i din praksis.